1. فاکتور باید تاریخ سال جاری داشته باشد.

2. نام دانشگاه صنعتی شریف در قسمت صورتحساب یا خریدار نوشته شود.

3. آدرس و تلفن روی فاکتور قید شده باشد.

4. عنوان برنامه، پایین فاکتورها نوشته شود.

5. فاکتور بدون خط خوردگی باشد.

6. جمع مبلغ، دقیق و درست باشد.

7. نوشته های روی فاکتور همرنگ باشند.

8. همه فاکتورها دو مهره باشند مهر دوم جهت رسید وجه می باشد که فروشنده روی فاکتور قید کند«نقدا دریافت شد» یا در صورت استفاده از دستگاه کارتخوان رسید کاغذی ضمیمه ی فاکتور گردد.

9. مواردی همچون خرید گل، کارت پستال ممنوع می باشد.

10. برای پرداخت حق الزحمه، کارت هدیه خریداری و تحویل گردد.

11. در خرید کارت های هدیه، مدرک خرید کارت از بانک(مهر شده) و رسید از دریافت کننده کارت گرفته شود و موضوع برنامه نوشته شود.

12. تسویه چک دریافتی با ارسال فاکتور توسط گروه به واحد مالی باید از نظر مبلغ و عنوان برنامه یکسان باشد.

13. برای فاکتورهای 13.000.000ریال به بالا، کد اقتصادی(12 رقمی) لازم می باشد در صورت عدم کد اقتصادی، کد ملی صاحب شرکت یا فروشگاه گرفته شود.

14. فروشگاهی می تواند ارزش افزوده دریافت کند که دارای کد اقتصادی باشد و کد اقتصادی حتما در بالای فاکتور نوشته شده باشد. ضمناً نام فروشنده درسایتwww.evat.ir (سازمان امور مالیاتی کشور) ثبت شده باشد.

15. خریدهای تجهیزات سرمایه ای مثل میز، صندلی و ... که برچسب اموال دانشگاه به آن ها تعلق می گیرد، از بودجه گروه ها ممنوع است.