- ابتدا دانشجو فرم مذکور را جهت امضا و هماهنگی تاریخ و ساعت روز دفاع، به ترتیب برای استاد راهنما و ممتحنین و سپس برای مدیر گروه مربوطه از طریق ایمیل ارسال میکند. سپس مدیر گروه فرم را به تحصیلات تکمیلی دانشکده ارسال خواهند کرد. دانشجو حداقل دو هفته پس از ارسال این فرم، مجاز به دفاع خواهد بود. 

 - سپس استاد راهنما باید مجوز دفاع از پایان نامه را در سامانه آموزش (edu.sharif.edu) منوی تحصیلات تکمیلی قسمت ثبت درخواست مجوز دفاع، تکمیل و برای تحصیلات تکمیلی ارسال نماید.

دو ماه بعد از دفاع فرصت دارید پس از انجام اصلاحات پایان نامه و اخذ امضای اساتید (مربوط به تصویب نامه و اظهارنامه) و قرار دادن مقاله در انتهای پایان نامه یک نسخه فایل word و یک نسخه pdf از پایان نامه را برای استاد راهنما ارسال کرده تا ایشان به آدرس tahmasebi@mech.sharif.edu ارسال کنند. سپس فرم J را استاد راهنما از طریق سامانه edu ارسال کنند.

دانشجویان ورودی 95 به بعد فرم احراز را باید از سامانه آموزش ارسال کنند.
(دانشجو تا 6 ماه پس از دفاع فرصت دارند که تسویه حساب را انجام دهند.)